Privatlivspolitik for Selvhjælp Sydvest

– OPDATERET DEN 19. DECEMBER 2019

I Selvhjælp Sydvest behandler vi personoplysninger i henhold til lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. For at sikre gennemsigtighed har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger. Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige for vores arbejde – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
Selvhjælp Sydvest er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:
Kontaktperson: Heidi Borum Ortega
Adresse: Storegade 49, 6780 Skærbæk
CVR: 29081948
Telefonnr.: 22 44 25 00
Mail: mail@selvhjaelpsydvest.dk
Hjemmeside: www.selvhjaelpsydvest.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:
• Almindelige personoplysninger (kontaktoplysninger) som er navn, e-mailadresse, adresse og telefonnummer.

Oplysninger om frivillige
• Almindelige personoplysninger (kontaktoplysninger) som er fulde navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse samt fødselsårstal, hvis den frivillige ønsker at dele dette. Derudover kan vi behandle arbejdsområde, erfaring og gennemførte kurser i det omfang, det måtte være nødvendigt i forhold til det frivillige arbejde.
• Følsomme personoplysninger kan blive behandlet i det omfang, der er behov for det i forbindelse med fx den frivilliges arbejde med deltagerne, eller hvis den frivillige selv ønsker at deltage i et tilbud som fx. lungenetværket. 
• Kontonummer opbevares i de tilfælde, hvor den frivillige modtager kørselsgodtgørelse.
• Cpr-numre og oplysninger om strafbare forhold (fx børneattest) indhentes udelukkende på de frivillige, der har kontakt med børn og unge under 15 år (pt. har vi ingen børne- og ungegrupper).

Oplysninger om deltagere
• Almindelige personoplysninger (kontaktoplysninger) som er navn, postnummer og by, telefonnummer og e-mailadresse samt fødselsårstal, hvis deltageren ønsker at dele dette.
• Følsomme personoplysninger kan blive behandlet i det omfang, der er behov for det i forbindelse med fx deltagelse i en gruppe, hvis deltageren ønsker at stå på venteliste til en specifik gruppe eller ved individuelle samtaler, hvor et særligt emne er i fokus. (Eks. i det tilfælde at en kræftpatient henvender sig med henblik på at komme i en gruppe for kræftramte, så behandles den følsomme personoplysning om, at deltageren har kræft.)

Oplysninger om ansatte
• Almindelige personoplysninger (kontaktoplysninger) som er fulde navn, adresse, postnummer og by, telefonnummer og e-mailadresse.
• Følsomme personoplysninger som tilhørsforhold til en fagforening eller a-kasse kan blive behandlet i et nødvendigt omfang, hvis der viser sig et behov for fx en lønforhandling, eller hvis der skulle opstå en konflikt mellem den ansatte og arbejdsgiveren.
• Kontonummer opbevares i de tilfælde, hvor den ansatte modtager kørselsgodtgørelse.
• Cpr-numre og en kopi af ansættelseskontrakten behandles. Og der indhentes oplysninger om strafbare forhold (fx børneattest) på ansatte, der har kontakt med børn og unge under 15 år (pt. har vi ingen børne- og ungegrupper).

Samtykke ved portrætbilleder
Følsomme personoplysninger som fx portrætbillede af medlemmer, frivillige, deltagere og ansatte behandles i det omfang, at vedkommende tillader det fx i forbindelse med Selvhjælp Sydvests kommunikation og markedsføring. Der indhentes altid samtykke ved brug af portrætbilleder. Er den afbildede person ikke myndig, skal værgen/forældremyndigheds-indehaveren/ indehaverne også skrive under.

Samtykket kan til hver en tid trækkes tilbage, hvis personen ikke længere ønsker, at foreningen bruger billedet/billederne. Samtykket kan dog ikke trækkes tilbage for allerede trykt materiale. 

Henvendelse om tilbagetrækning af samtykke skal ske skriftligt til foreningens data-kontaktperson. 

Der gøres opmærksom på, at nogle søgemaskiner indekserer billeder fra hjemmesider. Det betyder, at selv om Selvhjælp Sydvest, fjerner billedet fra fx. sin hjemmeside, kan billedet i nogle tilfælde stadig søges frem via en søgemaskine.

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan den indledende kontakt (navn, tlf. eller mail) med en kommende deltager dog skabes af andre som fx offentlige myndigheder (det kunne være en kontaktperson fra kommunen, som tager første indledende kontakt, eller en person fra Skat i forhold til nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn til en ansat). Sociale medier eller andre kanaler, som er offentligt tilgængelige, kan evt. bruges til at finde oplysninger om en deltager, frivillig, medlem eller ansat, hvis vi ikke kan komme i kontakt med vedkommende, og personen stadig er en aktiv del af foreningen.

Foreningens formål med behandling af personoplysninger
Vi behandler kun personoplysninger til bestemte formål, og når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:
• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
• At kunne opkræve kontingent
• At kunne holde dig opdateret ved at sende nyhedsbrev til din registrerede mailadresse
• At kunne afholde og invitere til sociale arrangementer og aktiviteter
• At kunne håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:
• At vi kan koordinere og håndtere de frivilliges opgaver i foreningen
• At vi har overblik over og kan udvikle de frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
• At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
• At administrere den frivilliges relation til foreningen
• At kunne invitere til sociale og faglige arrangementer
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens deltagere er:
• At vi kan koordinere og håndtere foreningens opgaver i forhold til deltagerens behov
• At vi kan komme i kontakt med deltageren ved fx aflysning af tilbud, evaluering af tilbud mm.
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
• At administrere deltagerens relation til foreningen
• At kunne invitere til sociale arrangementer og aktiviteter
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens ansatte er:
• At vi kan udbetale løn, transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
• At vi kan koordinere og håndtere foreningens opgaver i forhold til deltagerens behov
• At den ansatte er tilgængelig og kontaktbar for frivillige og evt. kolleger
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
• At kunne invitere til sociale arrangementer og aktiviteter
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
• At vi har overblik over og kan udvikle den ansattes erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen

Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Vælger du at trække samtykket tilbage gælder det fra den dag, vi modtager din henvendelse.
Når og hvis vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder:
Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig, når du ikke længere ønsker at være medlem af foreningen. Evt. information eller billeder af dig som er brugt til fx markedsføring gennem foldere, hjemmeside eller andre steder behandles, så længe de er relevante for foreningens tilbud – eller til du ikke længere ønsker, at de behandles. Dog ikke for allerede trykt materiale (se mere under Samtykke). Oplysninger i forbindelse med overførsel af medlemskontingent opbevares som bilag til regnskabet og opbevares i henhold til lovgivningen og i den tid, som lovgivningen foreskriver det.
Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig, når du ikke længere ønsker at være frivillig i foreningen. Vi opbevarer dine oplysninger, hvis du en periode ønsker orlov eller at stå som passiv. Evt. information eller billeder af dig som er brugt til fx markedsføring gennem foldere, hjemmeside eller andre steder behandles, så længe de er relevante for foreningens tilbud – eller til du ikke længere ønsker, at de behandles. Dog ikke for allerede trykt materiale (se mere under Samtykke). Oplysninger som er nødvendige i forbindelse med regnskab som fx. kontonummer i forbindelse med kørselsgodtgørelse opbevares i henhold til lovgivningen og i den tid,  som lovgivningen foreskriver det.
Deltagere: Vi opbevarer og behandler dine oplysninger, så længe du er aktivt deltagende, eller hvis du står på venteliste til et tilbud. Vi sletter dine oplysninger, når du ikke længere ønsker at være en del af foreningen. Evt. information eller billeder af dig som er brugt til fx markedsføring gennem foldere, hjemmeside eller andre steder behandles, så længe de er relevante for foreningens tilbud – eller til du ikke længere ønsker, at de behandles. Dog ikke for allerede trykt materiale (se mere under Samtykke). 
Ansatte: Vi opbevarer og behandler dine oplysninger, mens du er ansat og et halvt år efter ansættelsens ophør. Lønoplysninger behandles i henhold til lovgivningen og opbevares i den tid, lovgivningen foreskriver det (som fx bilag til vores revisor). Evt. information eller billeder af dig som er brugt til fx markedsføring gennem foldere, hjemmeside eller andre steder behandles, så længe de er relevante for foreningens tilbud – eller til du ikke længere ønsker, at de behandles. Dog ikke for allerede trykt materiale (se mere under Samtykke).

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og deltagere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre Selvhjælp Sydvests privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst på denne side. Ved væsentlige ændringer om personoplysninger vil du modtage meddelelse herom.